Règlement général sur la protection des données

RESERVIT CHANNEL MANAGER

Interface Technologies
Actiparc 1, Bâtiment 1.5
9001 Avenue Claude Antonetti
13821 La Penne sur Huveaune – France
Téléphone : 04 86 06 50 50
Email : service.communication@reservit.com

• Relativement à la Règlementation Générale sur la Protection des Données, en vigueur dans les pays de l’UE à compter du 25 mai 2018, nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel
• Par le terme client final nous entendons le client de l’hôtel, c’est à dire le sujet concerné par le traitement des données personnelles.
• Lien utile : https://www.cnil.fr/reglement-europeen-protection-donnees

Collecte de données (art. 6)

Des données personnelles identifiables (PII), concernant nos clients finaux, sont collectées au sein de nos logiciels

• A la suite d’une saisie manuelle de la part des utilisateurs du logiciel Sequoiasoft.
• A la suite d’une saisie manuelle de la part des clients finaux au sein de l’application Réservit Channel Manager
• A la suite d’une transmission d’un partenaire tiers (Logis, Expedia, booking, Interface Reservit channel manager…)
  Ces données sont collectées de manière loyale et licite et stockées à des fins uniques au métier de l’hôtellerie (art.23) :
• Identification physique d’un client ayant réservé dans un hôtel.
• Identification physique d’un client payeur de facture émise par un hôtel.
• Historique et statistiques de séjours d’un client dans un hôtel à des fins commerciales (fidélisation).
  Ces données sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Cette durée est de 10 ans conformément au droit français.

Stockage des données

• Vos données sont stockées dans la base de données qui se trouvent sur le serveur dans votre établissement (sauf clients « Full-online »).
• Elles sont répliquées en temps réel avec nos data-center qui sont localisés dans l’Union Européenne à des fins de sauvegarde et permettant ainsi l’accès à votre PMS à distance.

Licéité du traitement (art.7)

• Les personnes concernées ont consenti au traitement de leurs données
• Les données communiquées sont nécessaires à l’exécution du contrat entre l’hôtelier et le client final
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (Informations obligatoires sur facture)

Traitement portant sur des catégories particulières de données à caractère personnel (art.9 & 10)

• Séquoiasoft ne demande, ni n’enregistre, aucune des informations de ce type, à savoir
• L’origine raciale ou ethnique
• Les opinions politiques
• Les convictions religieuses ou philosophiques
• L’appartenance syndicale
• Des données biométriques
• Des données concernant la santé
• Des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.
• Des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté

Transparence et modalités (art.12, 38, 40)

• Les données personnelles des clients ne sont pas utilisées par la société Séquoiasoft à des fins autres que métier, soit des fins de prospection, notamment commerciales.
• L’utilisateur du logiciel Séquoiasoft peut, sur la fiche client du client final, préciser que celui-ci s’oppose à ce que ses données soient utilisées à des fins de prospection, notamment commerciales de la part de l’hôtel et/ou qu’elles soient transmises à des partenaires technologiques de l’hôtel (Reservit channel manager)
• Le client peut, au moment où il remplit sa fiche client par le biais du logiciel Séquoiasoft, préciser qu’il s’oppose à ce que ses données soient utilisées à des fins de prospection, notamment commerciales de la part de l’hôtel et/ou qu’elles soient transmises aux partenaires technologiques de l’hôtel (Logis, Expédia booking, Reservit channel manager…)
• A tout moment l’utilisateur du logiciel Séquoiasoft, à la suite d’une demande du client final, peut modifier, masquer les informations personnelles de ce dernier (Fonction Supprimer sur la fiche client).

Informations à fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées (art.32)

• L’utilisateur, à partir du logiciel Séquoiasoft, pourra imprimer un document au client final, ou ce dernier pourra le visualiser et demander à le recevoir par mail à partir de Reservit channel Manager contenant les informations suivantes :
• L’identité du responsable du traitement
• La finalité du traitement
• Des données traitées
• Des destinataires des données
• De ses droits à modification, oubli, transfert et suppression

Droit à la rectification (art.16)

• A tout moment, à la suite d’une demande émanant du client final, l’utilisateur du logiciel Séquoiasoft, peut modifier les données personnelles du dit client final

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») (art.17)

• A tout moment, à la suite d’une demande émanant du client final, l’utilisateur du logiciel Séquoiasoft, peut supprimer les données personnelles du dit client final
• Si ces données sont toujours utilisées par le logiciel à des fins métiers (factures, réservations à venir, …) ces données personnelles seront masquées et ne pourront plus être utilisées au sein du logiciel.
• Relativement à l’art.19, le logiciel Séquoiasoft communiquera cette information de demande d’effacement aux partenaires technologiques de l’hôtel.

Droit à la limitation du traitement (art.18)

• A tout moment, à la suite d’une demande émanant du client final, l’utilisateur du logiciel Séquoiasoft, peut limiter le traitement des données personnelles du dit client final.
• Relativement à l’art.19, le logiciel Séquoiasoft communiquera cette information de limitation de traitement aux partenaires technologiques de l’hôtel.

Droit à la portabilité des données (art.20)

• Le logiciel séquoiasoft permet au responsable de traitement des données d’exporter les données à caractère personnel d’un client final dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (Export CSV)

Stockage des numéros de cartes de crédit

• Que vous utilisiez Séquoiasoft en local dans votre établissement ou à distance par le biais d’un navigateur internet, les numéros de cartes de crédit que vous saisissez dans votre PMS sont stockées uniquement dans nos data-center, ces informations sont transmises et stockées selon les normes de sécurité en vigueur.
  L’ajout, la modification de carte de crédit sont soumis à droit utilisateur.
  Nos systèmes purgent automatiquement les cartes de crédit que nous ne devons pas conserver selon les règles suivantes :
• 15 jours après expiration de la carte.
• 15 jours après Suppression de réservation.
• 15 jours après Départ du client si toutes les factures liées à la réservation sont soldées et archivées.

Quelles sont les données personnelles traitées par votre PMS

Liste des données personnelles stockées et traitées dans votre base de données

• KARDEX : Nom de famille / Prénom / Titre de civilité / Nationalité / Langue parlée / Genre / Adresse postale / Courriel / Passeport (numéro, date d’expiration, lieu de délivrance) / Carte de crédit / Numéros de téléphone / Numéro de fax / Date de naissance / Lieu de naissance (ville, pays) ; Profession
• RESERVATION : Nom de famille / Prénom / Titre de civilité / Nationalité / Langue parlée / Carte de crédit / Occupants (Nom de famille, Titre de civilité, Prénom)
• UTILISATEURS du logiciel : Nom de famille / Prénom / Courriel / Numéros de téléphone